HubSpot & DSGVO: Drei Möglichkeiten, den Double-Opt-In-Prozess einzurichten

Mit einem sogenannten Double Opt-In, kurz DOI, erteilen Nutzer:innen im Online Marketing Bereich ihre Zustimmung zu einem Abonnement und dem Erhalt spezifischer Informationen. So können sich Kund:innen beispielsweise im ersten Schritt für einen Newsletter anmelden und erhalten daraufhin eine Mail, in der sie den Erhalt der Mail sowie ihr Einverständnis bestätigen – also eine doppelte Zustimmung erteilen. Hierin liegt auch der Unterschied zum einfachen Opt-In, bei dem die erneute Bestätigung per E-Mail entfällt.
Mit diesem Verfahren können sich einerseits User:innen vor Spam-Mails schützen und sichergehen, dass sie sich nicht bei der Eingabe vertippt haben. Andererseits sichern sich Unternehmen damit rechtlich vor einer „unzumutbaren Belästigung“ (Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, §7 Absatz 2) ab.

Die Einrichtung des von der DSGVO -der Datenschutzgrundverordnung der EU– gesetzlich vorgeschriebenen Double-Opt-In-Prozesses in HubSpot ist nicht immer ganz so einfach. Insbesondere wenn zusätzliche Anforderungen wie Mehrsprachigkeit oder ein höherer Grad an Anpassung gefragt sind, muss hier sorgfältig zwischen den Möglichkeiten abgewogen werden.

Je nach Abonnement und deinen Anforderungen ist es entscheidend, den richtigen Weg zu wählen.

Zusätzliche Komplexität entsteht dadurch, dass abhängig von deinen gebuchten HubSpot Modulen unterschiedliche Möglichkeiten bestehen. Ich stelle dir drei dieser Methoden vor, inklusive der jeweiligen Vor-und Nachteile: Von der leicht umsetzbaren Standard-Lösung bis hin zum individualisierten Workflow für Nutzer:innen mit besonderen Bedürfnissen. Nach der Lektüre dieses Artikels, solltest du in der Lage sein, die erforderlichen Schritte selbst zu implementieren, um der DSGVO-Konformität einen Schritt näher zu kommen!

Was ist Double-Opt-In (DOI)?

Double-Opt-In (DOI) ist der Standard, um im digitalen Zeitalter die Zustimmung einer Person zur werblichen Kontaktaufnahme (meist per E-Mail, seltener durch SMS und Anrufe) explizit schriftlich einzuholen. Es gibt zwar unterschiedliche Implementierungen, aber im Allgemeinen werden mögliche Nutzer:innen dazu aufgefordert, einen Link in einer E-Mail zu klicken, um ihre Zustimmung zum Erhalt weiterer Inhalte zu bestätigen.

Auf diese Weise kann versichert werden, dass die E-Mail, an die der Inhalt gesendet wurde, tatsächlich der Person gehört, die auch das Formular oder ein anderes Mittel zum Abonnieren ausgefüllt hat.

HubSpot bietet einige Optionen für die Einrichtung von diesem DOI Prozess an, aber je nach Abonnement und deinen Anforderungen ist es entscheidend, den richtigen Weg zu wählen.

1. HubSpots allgemeine DOI-Option für Basis-Accounts

Wenn du auf der Suche nach einer schnellen und unkomplizierten Lösung bist, bietet HubSpot die grundlegende Double-Opt-In-Option in den „Marketing“-Einstellungen an:

Durch die Aktivierung dieser Option, die über „Einstellungen“ > „Marketing“ > „E-Mail“ > „Double-Opt-In“ zu erreichen ist, muss jeder neue Kontakt eine Bestätigungs-E-Mail durchlaufen. Um einen Blick auf die E-Mail zu werfen, die zukünftige Abonnent:innen sehen werden, kannst du bis zum Ende des Formulars scrollen. Dort findest du eine Vorschau.

Das war’s, nun hast du eine funktionierende DOI-Lösung!

Einschränkungen der einfachen Double-Opt-In-Lösung von Hubspot

Die einfache Lösung ist eben genau das: einfach. Hier sind in Kürze ihre Einschränkungen:

• Es ist keine Option für Mehrsprachigkeit vorhanden.
• Die E-Mail kann nicht angepasst werden, es sei denn, du hast auch das „Marketing Hub Professional“-Paket gebucht.
• Es ist nur „an“ und „aus“ möglich. Es gibt keine granulare Auswahl für Formulare oder ähnliches.

Wann sollte man die Double-Opt-In-Basislösung von Hubspot nutzen?

Die Basisoption eignet sich gut für Unternehmen, die in nächster Zeit nicht auf andere HubSpot-Module aufrüsten möchten, aber nach einer Möglichkeit suchen, ihre DSGVO-Konformität sicherzustellen. Aufgrund der allgemeinen Einschränkungen lässt sich die Einrichtung innerhalb weniger Minuten umsetzen.

Bei der Entscheidung sollte folgendes berücksichtigt werden: Viele E-Mail-Marketing-Unternehmen verwenden einen ähnlichen Ansatz: sie schränken die Anpassungsmöglichkeiten stark ein. In der Regel wollen sie damit verhindern, dass die Benutzer:innen ihrer Tools potenzielle Abonnent:innen dazu verleiten, auf die Bestätigung zu klicken. Damit würden sie eine nicht rechtmäßige Zustimmung riskieren. Das sollte dich ein wenig beruhigen, wenn es darum geht, dass die Vorlage nicht so optimal an deine Marke angepasst ist, wie sie sein könnte!

Weitere Einzelheiten zu dieser Option findest du in HubSpots offizieller Dokumentation.

2. Benutzerdefinierte Opt-In-E-Mails für HubSpots Marketing Hub-Konten

Verwendest du eines der folgenden Module – Marketing Hub Professional, Enterprise oder Legacy Marketing Hub Basic – dann kannst du die Opt-In-E-Mails nach deinen Wünschen anpassen.

Dies gibt dir die Möglichkeit, ein besseres Markenerlebnis für deine Kund:innen zu schaffen, und es auf deinen spezifischen Anwendungsfall zuzuschneiden. Letztlich mit dem Ziel, die Zustimmungsraten zu erhöhen.

Zudem kannst du die Zustimmungsanforderungen auf vielfältige Weise erläutern, um zum Beispiel zu zeigen, welche Inhalte dein:e Nutzer:in nach dem Opt-In erhalten wird.

Änderungen an der E-Mail können unter „Einstellungen“ > „Marketing“ > „E-Mail“ > „Abonnements“ (Registerkarte) vorgenommen werden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn du eines der oben genannten Module aktiviert hast.

Nachdem du die DOI-E-Mail über „Publish opt-in email“ veröffentlicht hast, gibt es nun die Möglichkeit, den Inhalt zu bearbeiten, ähnlich wie auch andere E-Mails in HubSpot bearbeitet werden können.

Möglichkeiten bei der Einrichtung benutzerdefinierter Opt-In-E-Mails

Bei der Einrichtung des Flusses in Marketing Hub-Konten, hast du folgende Möglichkeiten:

• Für alle Seiten: DOI wird für alle neuen Kontakte aktiviert, unabhängig davon, wie diese HubSpot betreten haben (HubSpot-Formulare, API).
• Nur für einige Seiten aktiviert: DOI wird nur für Kontakte verwendet, die über diese spezifischen HubSpot-Seiten generiert wurden.
• Nur für einige Seiten deaktivieren: Aktiviert den DOI Prozess für alle Quellen (HubSpot Forms, API), außer den hier aufgeführten.

Einschränkungen der Double-Opt-In-Methode aus HubSpots Marketing Hub

Auch diese Methode kommt früher oder später an gewisse Grenzen. Die E-Mail selbst lässt sich zwar flexibler anpassen, dennoch gibt es weiterhin keine Möglichkeit, mehrsprachige Lösungen für die Abonnent:innen anzubieten. Du kannst also genau eine Sprache auswählen, die übergreifend gilt.

Ein weiterer erwähnenswerter Punkt ist, dass diese Implementierung vollständig von der Verwendung von HubSpot als Quelle für Landing Pages abhängig ist. Wenn du (noch) keine HubSpot-Seiten verwendest, bringt die Möglichkeit, den DOI-Prozess auf dieser Grundlage zu ändern, keinen Mehrwert für dich.

Wer sollte das Marketing Hub DOI-Verfahren verwenden?

Wenn du HubSpot-Seiten bereits intensiv nutzt, und eines der erforderlichen Module Marketing Hub Professional, Enterprise oder Legacy Marketing Hub Basic sowieso zahlungspflichtig abonniert hast, dann ist diese Methode optimal für dich geeignet. Sie ist der Standardmethode vorzuziehen, da sie mehr Flexibilität bietet, zumindest in Bezug auf den Inhalt und das Design der E-Mail.

Falls du den Marketing Hub noch nicht abonniert hast, lohnen sich die Mehrkosten eventuell nicht, da es stark mit HubSpot-Seiten verbunden ist (Erstellung von LandingPages direkt in HubSpot).

Mit dieser Option bist du auch in der Lage, DOI-bewusste „Follow-up-E-Mails“ zu erstellen, da du eine Option dafür erhältst, und du musst nicht mehr die zusätzliche Anpassung für den Workflow umsetzen, wie in diesem Beitrag der HubSpot-Community zu sehen.

Auch hier musst du leider damit leben, dass du den DOI-Flow nur in einer bestimmten Sprache versenden kannst.

3. Double-Opt-In individualisierter Workflow auf HubSpot

Diese letzte Methode, die ich dir vorstelle, ermöglicht es dir, den DOI-Workflow selbst zu replizieren. Eine Aufgabe, die allerdings weitreichende Kenntnis des HubSpot-Workflow-Moduls erfordert. Diese benutzerdefinierte Option bietet größte Flexibilität, da die E-Mails vollständig angepasst und außerdem Regeln wie Sprache und ähnliches genau definiert werden können.

Voraussetzung ist, dass du entweder den Sales Hub, den Marketing Hub oder den Service Hub abonniert hast, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Wie du deinen eigenen Double-Opt-In-Workflow auf HubSpot erstellst

Dies sind die erforderlichen Schritte zur Einrichtung deines benutzerdefinierten Workflows:

• Erstelle einen Trigger, der mit einem neuen Kontakt korreliert, an den eine bestimmte DOI gesendet werden soll
  • Der Kontakt hat ein bestimmtes Formular auf einer bestimmten Site ausgefüllt
  • Der Kontakt wird Mitglied einer bestimmten Liste
  • Die Kontakteigenschaft hat einen bestimmten Wert
  • …
• Erstelle eine neue E-Mail und füge dort den „E-Mail-Abonnement-Link“ mit der Option „Abo-Bestätigung“ ein.

Mit diesem Verfahren ist es möglich, die DOI-E-Mail genau auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden (Design + Inhalt der E-Mail anpassen) und auch verschiedene E-Mails je nach Auslöser zu versenden. So kannst du klar zwischen Sprachen oder anderen für das  Unternehmen wichtigen Parametern unterscheiden.

Wer sollte die benutzerdefinierte Workflow-Methode verwenden?

Wenn dir die anderen, stärker integrierten Lösungen von Hubspot nicht wirklich zusagen und du absolute Flexibilität bevorzugst, dann ist diese Option wie für dich gemacht. Sie ermöglicht mehrsprachige Anpassungen und auch inhaltliche sowie gestalterische Anpassungen, die auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Angesichts der zusätzlichen Flexibilität und der Einbindung eines neuen Workflows wird das Testen zu einem wichtigen Teil der Integration.

Tipp: Stelle sicher, dass deine Kund:innen nicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder in den Workflow einsteigen, damit Kontakte nicht mit DOI-E-Mails überhäuft werden.

Double-Opt-In und andere Workflows

Bitte beachte, dass der DOI-Status bei anderen Workflows nicht geprüft wird. Diese Prüfung musst du selber integrieren. Eine gute Übersicht über die Schritte gibt es in diesem Beitrag.

Prüfung des DOI-Status bei anderen Workflows

So machst du das: Überprüfe per Trigger den „Marketing email confirmation status“ und stelle sicher, dass er einen der folgenden Werte hat:

• Confirmed
• User clicked confirmation
• HubSpot Rep.
• Marked confirmed
• Customer marked confirmed
• Confirmed from previous behaviour

Wrap Up

HubSpot ist leider noch nicht auf dem besten Stand, wenn es darum geht, einen guten DOI-Flow für seine Kund:innen anzubieten. Das ist schade, denn die DSGVO gibt es nicht erst seit gestern und grundlegende Anforderungen wie die Mehrsprachigkeit sollte keine Sonderfunktion sondern allgemeiner Standard sein. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten auch komplexeren Anforderungen gerecht zu werden. Je nachdem, welche Bedürfnisse vorliegen, reicht es bereits, die DSGVO-Basislösung sowie die allgemeine DOI-E-Mail zu nutzen. Das geht schnell und einfach. Für größere und komplexere Aufgaben scheint kein Weg an einer individuellen Workflow-Lösung vorbeizuführen, damit es funktioniert.

Schau dir auch unseren Artikel zur DSGVO-konformen Nutzung von CRM Daten in Googles Customer Match an! Solltest du noch weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Integration benötigen – kontaktiere uns einfach, wir helfen dir gern!